fiche métier
Assistant administratif (H/F)
Autres appellations
Assistant administratif et de gestion (H/F)
Agent administratif (H/F)
Description
L’assistant administratif (H/F) participe au fonctionnement quotidien de l’entreprise. Sa principale mission est le traitement administratif de dossiers divers. Il est également chargé de l’accueil téléphonique, de la rédaction de courriers, de la saisie et de l’archivage de documents et de la prise de rendez-vous. Il peut aussi être amené à réceptionner des fournitures, gérer des stocks et rédiger des rapports…
Activités
- Traitement et suivi administratif et budgétaire de l’entreprise.
- Participation à la gestion de la relation client et fournisseurs.
- Traitement des appels, réalisation des relances dans le cadre du suivi de dossiers.
- Participation à la gestion et coordination des emplois du temps de la direction, prise de rendez-vous.
- Commande de fournitures.
Compétences techniques
Assurer le traitement et le suivi administratif et budgétaire de l’entreprise
- Réceptionner et classer le courrier.
- Renseigner et mettre à jour des bases de données.
- Rédiger des courriers/comptes rendus.
- Participer à la gestion administrative et financière liée aux activités de ressources humaines : préparation des contrats, paies, déclarations sociales, suivi des signatures…
- Appliquer les obligations comptables et administratives légales et internes.
- Trier, classer et numériser les documents dans une démarche écoresponsable conforme aux procédures de l’entreprise.
Participer à la gestion de la relation client et fournisseurs
- Traiter les appels téléphoniques entrants et sortants.
- Répondre aux demandes d’information et/ou orienter vers l’interlocuteur adéquat.
- Préparer et assurer le suivi des dossiers clients et fournisseurs (facturation, commandes…).
- Effectuer les relances nécessaires dans le cadre du suivi apporté aux dossiers.
Participer à la gestion de l’organisation de l’entreprise
- Gérer les emplois du temps de la direction, assurer la prise de rendez-vous.
- Assurer l’organisation d’événements internes.
- Gérer les commandes de fournitures.
- Assurer le relai des consignes de la direction auprès des collaborateurs à l’aide d’outils de communication collaboratifs, le cas échéant.
- Renseigner et mettre en forme les reporting liés à la performance, destinés à la direction de l’entreprise.
les formations
Accès à l’emploi
Le métier est accessible avec un diplôme de niveau bac à bac + 2 dans les domaines de la gestion administrative et commerciale et de l’assistanat. La pratique de l’anglais est appréciée.
Formations courantes (liste non exhaustive) :
BAC professionnel - Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités
Titre professionnel - Secrétaire assistant
BTS - Gestion de la PME
BTS - Comptabilité et gestion
Titre professionnel - Assistant ressources humaines
Titre à finalité professionnelle - Assistant de gestion des petites entreprises
Mobilité professionnelle
Avec l’expérience, l’assistant administratif (H/F) peut se spécialiser dans l’un de ses domaines d’exercice et devenir chargé de gestion, de comptabilité ou de ressources humaines.
